Pengertian Office Work
•OFFICE WORK (Pekerjaan perkantoran) = CLERICAL WORK (pekerjaan tulis) =
PAPER WORK.
•“Pekerjaan perkantoran meliputi penyampaian keterangan secara lisan, dan pembuatan warkat-warkat tertulis dan laporan-laporan, sebagai cara untuk meringkaskan banyak hal dengan cepat guna menyediakan suatu landasan fakta bagi tindakan kontrol dari pimpinan”.
Lingkungan Office Work
Rinci dari kegiatan pekerjaan perkantoran :
- Menerima pesanan, mengantarkan dan pengiriman.
- Membuat rekening, surat-menyurat, mendikte, mengetik.
- Menyimpan warkat.
- Menyampaikan hutang dan mengumpulkan perhitungan-perhitungan yang belum diselesaikan.
- Mengurus, membagi-bagi, dan mengirim surat-surat pos.
- Pekerjaan memperbanyak warkat & membubuhkan alamat.
- Menelepon, menerima tamu, pekerjaan layanan.
- Tugas-tugas khusus untuk menyederhanakan sistem, menghapuskan pekerjaan yang tidak perlu.
- Membuat warkat-warkat & mencatat data yang diinginkan.
Fungsi Kantor
Fungsi setiap kantor ialah penyediaan suatu pelayanan mengenai komunikasi dan warkat, yang dibagi menjadi 5 kegiatan sbb :
. Menerima keterangan (Receiving
information)
. Mencatat keterangan (Recording
information)
. Mengolah keterangan (Arranging
information)
. Memberikan keterangan (Giving
information)
. Melindungi harta kekayaan (Safeguarding
assets)
Se tiap kantor memikul kewajiban untuk mengamati secara cermat urusan-urusan perusahaan sebagaimana terlihat pada warkat-warkat dan memperingatkan pejabat pimpinan akan segala sesuatu yang dapat terjadi.
Konsep Tata Usaha
Pengertian pekerjaan kantor & fungsi kantor = "tatausaha” :
Tatausaha dalam setiap organisasi adalah rangkaian tugas pelayanan di sekitar keterangan-keterangan yang berwujud 6 pola perbuatan:
–Menghimpun : mengusahakan tersedianya segala keterangan, sehingga siap dipergunakan bilamana diperiukan.
–Mencatat : membubuhkan keterangan yang diperlukan, sehingga berwujud tulisan yang dapat dibaca, dikirim dan disimpan.
–Mengolah : mengerjakan keterangan-keterangan dengan maksud menyajikannya dalam bentuk yang lebih berguna.
–Mengganda : memperbanyak dengan berbagai cara dan alat.
–Mengirim : menyampaikan dengan berbagai cara dan alat dari satu pihak kepada pihak lain.
–Menyimpan : menaruh dengan berbagai cara dan alat ditempat tertentu yang aman.
Perbuatan menghimpun, mencatat, mengolah, mengganda, mengirim, dan menyimpan ® informasi (Information).
Informasi dapat bercorak :
–Visual
(penglihatan), berbentuk tulisan atau gambaran dan wujudnya adalah warkat (record).
–Audial (pendengaran), berbentuk rekaman tape / disk bersuara mengenai sesuatu hal atau peristiwa yang dibuat orang untuk keperluan pengawetan keterangan yang diperlukan.
Warkat : setiap catatan tertulis atau catatan bergambar mengenai sesuatu hal atau peristiwa yang dibuat orang untuk keperluan membantu ingatannya.
"People forget, records remember"
“orang-orang mudah lupa, sedangkan warkat pasti ingat”
Peranan Dan Ciri Tata Usaha
Tatausaha mempunyai 3 peranan pokok :
–Melayani pelaksanaan pekerjaan-pekerjaan operatif untuk mencapai tujuan suatu organisasi.
–Menyediakan keterangan-keterangan bagi pucuk pimpinan
organisasi guna membuat keputusan atau melakukan tindakan yang tepat.
–Membantu kelancaran perkembangan organisasi sebagai suatu keseluruhan.
Tatausaha mempunyai 3 ciri utama :
–Bersifat pelayanan
–Bersifat merembes ke segenap bagian dalam organisasi
–Dilaksanakan oleh semua pihak dalam organisasi.
Posting Komentar