Pengertian Sistem Perkantoran
Pimpinan perkantoran berkewajiban melakukan aktivitas perencanaan seluruh tatatusaha dalam organisasinya sebagai sistim perkantoran.
Sistem perkantoran ialah :
–Segenap rangkaian prosedur yang telah menjadi pola, tata kerja dan tata tertib dalam penyelesaian sesuatu bidang kerja atau fungsi pokok dalam suatu organisasi.
–Urutan baku operasi dalam suatu kegiatan perusahaan yang khusus (pembayaran upah, pembikinam faktur penjualan, dsb) dan berkenaan dengan bagaimana operasi-operasi itu dilaksanakan (metode) maupun dengan dimana dan bilamana dilaksanakan.
Perencanaan Sistem Perkantoran
Perencanaan Sistem Perkantoran menyangkut penetapan tujuan, haluan, sistem, prosedur, dan metode yang perlu dilaksanakan dalam kaitannya dengan:
Pekerjaan rutin dan arus lalu lintas pekerjaan perkantoran.
Rancangan dan pemakaian formulir perkantoran
Pengunaan peralatan dan perlengkapan perkantoran.
Manfaat perencanaan sistem perkantoran yang baik :
- Kelancaran, dan mencegah kesalahan pekerjaan
- Pengurangan keterlambatan, hambatan
- Kontrol yang lebih baik terhadap pekerjaan
- Penghematan tenaga kerja dan biaya tatausaha
- Kordinasi berbagai seksi dalam organisasi
- Kemudahan dalam melatih para pegawai tatausaha.
Asas Sistem perkantoran yang baik sbb:
–Arus kerja
lancar.
–Menghindari kekembaran kerja dan
warkat.
–Mondar-mandirnya para
petugas berlangsung minimum.
–Menghindari tulis-menulis yang tidak pertu.
–Memanfaatkan kelebihan spesialisasi dalam
pelaksanaan kerja.
–Menjaga jumlah
pekerjaan dengan
perbekalan kertas
minimum.
–Mencegah banyaknya pencatatan dan
pengecekan yang tak perlu, dengan
menerapkan prinsip
manajemen berdasarkan pengecualian (bilamana prosedur rutin
telah ditetapkan dan dijadwalkan, maka tidak
perlu semua
urusan dilakukan pencatatan, kecuali
ada hal-hal
khusus, itupun
seminimal mungkin.
–Memanfaatkan mesin-mesin, tetapi tidak
berlebihan.
–Tidak rumit
tapi efektif.
Sistem Informasi Management
•Sistem Informasi Manajemen :
Jalinan hubungan dan jaring lalu-lintas informasi dalam sesuatu organisasi mulai dari sumber yang melahirkan bahan keterangan (melalui proses pengumpulan, pengolahan, penyimpananan), sampai penyebarannya kepada yang berkepentingan, agar dapat melaksanakan semua tugas dengan sebaik-baiknya, dan terakhir tiba pada pucuk pimpinan organisasi untuk keperluan membuat berbagai keputusan yang tepat.
•Information (Informasi / keterangan) :
Segala sesuatu yang dikomunikasikan di antara orang dengan orang, orang dengan mesin dan mesin dengan mesin.
•Melakukan komunikasi berarti memberitahukan pengertian kepada pihak lain.
•Perkataan "information" berakar kata “inform” yang berarti menyampaikan pengetahuan. Kata asalnya dari bahasa Latin "informare" berarti mengusahakan agar berbentuk.
Manfaat Sistem informasi yang baik :
–Mencegah pencarian keterangan yang lama atau bahkan
kehilangan keterangan
yang merugikan organisasi.
Terhindarkan penimbunan keterangan
yang tak berguna
atau merupakan kembaran
yang memboroskan biaya.
–Terhindarnya lalulintas informasi yang simpangsiur atau terputus-putus sehingga mempersulit kordinasi dalam seluruh organisasi.
–Tersedianya informasi yang cepat kepada para petugas dan pimpinan organisasi sehingga mampu rnelaksanakan tugasnya baik dan cepat.
Suatu Sistem Informasi mencakup sarana-sarana untuk menghimpun, menyimpan, memperbaharui, dan mengambil data, maupun berbagai sarana untuk mengubah data itu menjadi informasi untuk dipergunakan manusia.
Setiap sistem informasi manajemen meliputi 4 unsur :
–Sumber daya : berupa data yang kemudian menjadi informasi.
–Pendekatan : kerangka sistem.
– Aktivitas : pengolahan (processing).
– Perlengkapan : peralatan elektronik yg mewujudkan otomasi.
Keempat unsur itu masing-masing saling bertautan menimbulkan :
(1) Data/informasi +
(2) Kerangka sistem melahirkan:
(a) Sistem informasi (information system)
(1) Data/informasi + (3) Aktivitas pengolahan melahirkan:
(b) Pengolahan data (data processing)
(1) Data/informasi + (4) Peralatan otomasi melahirkan:
(c) Otomasi perkantoran (office automation)
(2) Kerangka sistem + (3) Aktivitas pengolahan melahirkan:
(d) Sistem pengolahan data (data processing system)
(2) Kerangka sistem + (4) Peralatan otomasi melahirkan;
(e) Sistem komputer (computer system)
(3) Aktivitas pengolahan + (4) Peralatan otomasi melahirkan:
(f) Electronic Data Processing
(EDP).
Secara keseluruhan membentuk sebuah sistem informasi manajemen yang dapat dijalankan dalam sesualu organisasi untuk mendukung tercapainya tujuan yang ditentukan.
Pengertian management information mencakup:
–Strategic planning
information (informasi untuk perencanaan yang strategis).
–Management control
information (informasi untuk kontrol oleh pimpinan).
–Operational information
(informasi pengerjaan).
Dalam perusahaan besar, pengolahan bahan informasi biasanya memakai peralatan komputer, dimana ada
input information dan output information.
Pengolahan bahan informasi ini ada
yang menyebutnya “information processing”, tapi sesungguhnya lebih tepat
“data processing”.
Data processing (pengolahan data) : kegiatan pikiran dengan
bantuan tenaga atau sesuatu alat dan mengikuti serangkaian
langkah, rumus, atau pola tertentu untuk mengubah data
sehingga menjadi lebih berguna bentuk, susunan, sifat, atau isinya.
Data
Processing adalah proses pengerjaan yang terencana terhadap informasi agar mencapai suatu tujuan atau hasil yang diinginkan, sbb :
1. Reading (Pembacaan) : Menafsirkan data dengan memeriksa tanda-tanda / simbol / huruf / kata.
2. Writing (Penulisan) : Penulisan, pengetikan. Memudahkan pengolahan dengan cara menempatkan data abjad / angka / simbol dengan menggunakan media perantara perekaman didaerah magnetis pada pita atau menggunakan tinta magnetis.
3. Recording / Printing (Pencatatan / Pencetakan) : Untuk mendapatkan hasil dari pengolahan, data dalam media perantara dikembalikan menjadi bentuk yang dapat dibaca orang.
4. Sorting (Pemilahan) : Menggolong-golongkan data.
5. Transmitting (Pengiriman) : Menyebarkan Data.
6. Calculating (Penghitungan) : Mengerjakan data secara matematis.
7. Comparing (Pembandingan) : Memeriksa ketepatan / kelengkapan data.
8. Storing (Penyimpanan) : Menyimpan dan memelihara data.
Posting Komentar